Bantul, 15 Oktober 2025—Jajaran Tata Usaha (TU) Institut Ilmu Al Qur’an (IIQ) An Nur Yogyakarta mengikuti pelatihan administrasi persuratan dan keuangan digital pada Rabu (16/10/2025). Kegiatan ini dilaksanakan di ruang rapat dan menghadirkan tiga tenaga business development dari PT Sentra Vidya Utama (SEVIMA), yakni Fadholi, Ahmad, dan Reza.
Dalam sambutannya, Wakil Rektor II Bidang Administrasi dan Kepegawaian, Drs. H. Atmaturida, M.Pd., menyampaikan apresiasi kepada tim SEVIMA atas terselenggaranya kegiatan ini.
“Terima kasih saya sampaikan kepada pihak SEVIMA yang telah berkenan meluangkan waktu untuk berbagi pengetahuan. Pelatihan ini sangat penting bagi kami, mengingat kita tidak bisa terus bertahan dengan cara-cara analog yang tidak lagi efektif dan efisien. Kita harus meng-upgrade sistem administrasi kita ke dalam sistem digital,” ujarnya.
Atmaturida menambahkan, digitalisasi administrasi juga menjadi bagian dari tuntutan peningkatan mutu perguruan tinggi.
“Lebih-lebih dalam konteks akreditasi, BAN-PT (Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi) memang mendorong perguruan tinggi untuk mendigitalisasi administrasi. Meski tidak secara eksplisit diwajibkan, digitalisasi akan tetap berpengaruh terhadap skor tinggi dalam aspek tata kelola dan manajemen,” jelasnya.
Sesi pelatihan dimulai oleh Fadholi. Ia memaparkan perbandingan efektivitas dan efisiensi antara persuratan analog dan digital. Ia menjelaskan bahwa penerapan administrasi persuratan digital dapat memangkas 40–50% waktu kerja, mulai dari proses pembuatan, pengiriman, hingga disposisi surat. Dari segi pembiayaan, sistem digital juga mampu mengurangi penggunaan kertas, tinta, serta biaya pengiriman fisik.
“Surat dapat diakses kapan pun dan di mana pun. Arsip surat menjadi tertata, mudah dicari, dan dapat diolah menjadi laporan yang akurat. Siapa pun dapat meneruskan, melacak, atau memantau status surat secara real time,” tegasnya.
Selanjutnya, Ahmad memperkenalkan inOffice, aplikasi e-office yang dikembangkan oleh Integra Teknologi Solusi, bagian dari SEVIMA Group. Ia menjelaskan bahwa inOffice dirancang untuk membantu instansi dalam mengelola surat masuk dan keluar secara otomatis.
“Jadi, setiap surat yang masuk itu langsung dikenali jenisnya oleh sistem, terus otomatis dikategorikan dan dikirim ke pihak yang berwenang sesuai prioritasnya. Nah, kalau untuk surat keluar, sistem sudah siapkan template yang bisa langsung dipakai, alur persetujuannya juga jelas, dan ada fitur tracking-nya supaya kita bisa tahu surat itu sudah sampai ke tujuan atau belum,” jelas Ahmad.
Ahmad menambahkan bahwa inOffice dilengkapi dengan fitur disposisi digital, tanda tangan elektronik berbasis QR Code, serta penomoran otomatis. Sehingga, seluruh proses administrasi menjadi seragam, cepat, dan terdokumentasi dengan baik.
“Instruksi dari pimpinan bisa langsung dikirim ke pihak yang bersangkutan, lengkap sama tenggat waktunya, prioritas, bahkan ada pengingat otomatisnya juga. Terus, tanda tangannya pun fleksibel banget, bisa dilakukan kapan saja dan di mana saja, asal ada koneksi internet,” tambahnya.
Pada sesi terakhir, Reza menyampaikan pentingnya digitalisasi pengelolaan keuangan di perguruan tinggi. Ia menjelaskan bahwa kompleksitas transaksi dan kebutuhan integrasi antarunit menuntut adanya sistem yang terpusat dan efisien. Reza memperkenalkan SEVIMA Finance Cloud, aplikasi keuangan digital yang dirancang khusus untuk mendukung tata kelola keuangan kampus.
“Aplikasi ini berfokus pada modul anggaran, modeul perbendaharaan, modul akuntansi, dan modul aset,” ujar Reza.
Melalui SEVIMA Finance Cloud, pengguna dapat memasukkan saldo awal, mengimpor data dari Excel, serta migrasi data lama dengan mudah. Setelah data dasar terisi, pengguna dapat mengelola anggaran tahunan dan transaksi keuangan, mulai dari pencatatan penerimaan, pengeluaran, mutasi antarrekening, hingga pembuatan jurnal otomatis yang terhubung langsung ke laporan keuangan.
“Lewat fitur ini, pembayaran kuliah dan pendaftaran mahasiswa baru bisa langsung terhubung ke sistem keuangan. Semua transaksi otomatis tercatat di jurnal dan bisa dipantau secara real time, tanpa harus input manual berulang-ulang,” jelasnya. [MAF].